Thuiswerken en online samenwerken: hoe doe je dat?

Door corona thuiswerken: handige tools

Door het coronavirus werken we bij De Communicatiemakers momenteel allemaal vanuit huis. Als bureau voor marketing en communicatie doen we natuurlijk veel digitaal. Maar toegegeven, een volledige online workflow is ook voor ons even wennen. Gelukkig zijn er veel tools die het online samenwerken makkelijk én leuk maken. Wij delen onze favorieten.

1. Stand-ups, brainstorms en overleggen via Zoom of Skype

Interne brainstorms, dagelijkse stand-ups en overleggen kun je voortzetten via video conferencing. Wij werken graag met Skype of Zoom. Hier kun je zelfs gratis gebruik van maken.

In plaats van dat iedereen om 15:00 uur aan de vergadertafel zit, klikt iedereen op hetzelfde tijdstip de videolink aan vanuit zijn thuiswerkplek. Say hi!

Het voordeel van dat je elkaar ziet, is dat het toch een stuk persoonlijker is dan bellen. Hoe sta je erin vandaag? Hebben we de juiste flow nog te pakken? Zo zie je je collega’s weer en houd je de team spirit er goed in.

Hoe we online samenwerken met klanten

Ook in de samenwerking met onze klanten gebruiken we Zoom. Zo kunnen de kick-offs, werksessies, presentaties en tussentijdse evaluaties gewoon door blijven gaan.

Het handige van zoom video conferencing is dat je ook je beeldscherm kunt delen, zodat we onze klanten mee kunnen laten kijken naar bijvoorbeeld de logovoorstellen die klaar liggen of de Google Analytics-analyses. We hoeven dan niet alle documenten vooraf te mailen of in Google Documenten te delen, maar kunnen klanten gewoon real time laten meekijken. Werkt superfijn!

2. Toelichtingen geven via Soapbox

En dan hebben we ook nog Soapbox. Hiermee kun je eenvoudig video’s maken, bewerken en versturen. Je maakt een opname van jezelf, van je scherm of een splitscreen van beide. In deze supersimpele tool knip je eenvoudig het begin en eind eraf en je stuurt je opname in een mailtje naar een klant of leverancier.

Wij gebruiken Soapbox nu voor de introductie van digitale werksessies en bij presentaties. Ja, dat is misschien even wennen. Je zit niet face to face tegenover elkaar, maar het is wél een manier om de flow erin te houden en deadlines te halen.

3. Chatten via Slack

Slack is een chatplatform voor teams. Ideaal voor korte vragen of snelle updates. Zit je collega aan de telefoon? Of weet je dat je hem of haar nu echt niet kunt storen? Slinger je vraag of opmerking in Slack. Zo blijven de lijntjes lekker kort en het bespaart je een bómvolle inbox (want dat is natuurlijk wel het láátste waar je nu op zit te wachten).

Ook voor onze projecten werkt Slack heel prettig. Bij grote projecten waar meerdere collega’s en projectleden van de klant betrokken zijn, werkt een chat vaak sneller en beter dan dat je voor elke vraag de telefoon moet pakken. Het zorgt daardoor ook vaak voor betere ideeën én dus een beter eindresultaat.

Een voorwaarde die wij wel hanteren: houd het zakelijk en ga er geen kantoorhumorchat van maken. Daar zijn andere middelen voor 😉

4. WhatsApp voor de nodige kantoorhumor

Ha! Hebben we gelijk een mooi bruggetje te pakken, want kantoorhumor moet natuurlijk wel blijven doorgaan! Wij gebruiken daar WhatsApp voor. Zo werd boer Geert Jan in zijn konijnenpak uiteraard in onze groepsapp geslingerd!

Welke tools gebruik jij nu je moet thuiswerken?

Ik hoop dat je wat aan deze tips voor thuiswerken en samenwerken hebt! Wil je weten hoe je met jouw team goed kunt samenwerken deze periode? Of wil je een project liever niet uitstellen, maar weet je nog niet zo goed hoe we het samen digitaal kunnen aanvliegen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.